Costruttori di Mondi

un mio romanzo è stato pubblicato da una piccola CE, non a pagamento.
Nei primi giorni è stato disponibile su Amazon, su tutti gli store on-line - Feltrinelli, Mondadori, ibs , illibbraccio etc - e a chi lo ha chiesto in libreria gli è stato ordinato e lo ha ricevuto dopo qualche giorno.
Quindi, tutto bene.
Dopo pochi giorni risultava esaurito dovunque.
Ho chiesto spiegazioni, mi è stato risposto che il distributore, in questo caso Libro.Co, quando si tratta di un esordiente, in prima battuta non accetta più di 50 copie, che evidentemente erano state esaurite.

Bene, io contento, in effetti dopo qualche giorno il romanzo risulta di nuovo disponibile.

Purtroppo, questa situazione dura solo 3 / 4 giorni, e di nuovo dal 23 aprile lo si trova solo su Amazon, che dice che lo spedirà wntro 1 mese ma in realtà in una settimana arriva.

Ancora purtroppo, le librerie rispondono che risulta esistente ma che è di difficile reperibilità e quindi il software non permette loro di ordimarlo.

L'agenzia letteraria, corretta, che non mi ha chiesto nessun pagamento, mi dice che si tratta solo di pigrizia della libreria e che un libro distribuito è sempre e comunque ordinabile.

Due domande:

1. è possibile che il software di una libreria non consenta di ordinare un libro del quale è noto il distributore?

2. quando il primo lotto è esaurito, la regola  la prassi, qual è? Il distributore chiede altre copie all'editore o l'editore sollecita il distributore?

Insomma, è un fatto che qualcosa non funziona, se un libro viene chiesto dai lettori e questi non riescono ad acquistarlo, ma non so su chi premere affinché le cose si normalizzino.

Non indico per ora CE nè agenzia, sono convinto che stiano facendo la loro parte, in fondo l'interesse è comune. Per contratto l'Editore stampa la prima volta 500 copie.

Sto cercando di capire, grazie a chi potrà essermi di aiuto.
Stefano

PS per favore rispondete se conoscete da dentro questi meccanismi, grazie.

Forse @Marcello, essendo stato un libraio, può risponderti in maniera più esaustiva.
Nel frattempo non posso fare altro che confermare quanto ti è stato detto: i distributori prendono poche copie da esordienti (ma anche da piccoli editori).
Per quanto riguarda gli store on line, spesso è lo stesso editore a rifornirli, per cui per i siti come Amazon, Feltrinelli, IBS, ecc... devi far presente a lui se le copie mancano o scarseggiano.
Per quanto riguarda le librerie, sono queste a richiedere il libro al distributore, all'occorrenza.
Inoltre, non so esattamente di dove tu sia, ma tieni conto anche che Libro.Co è un distributore più presente al nord Italia e spesso al sud si avvale di sub agenti, per cui il passaggio può essere più macchinoso ed è per questo che, talvolta, i librai possono essere più "pigri" nell'ordinare alcuni volumi.

Stefano wrote: 1. è possibile che il software di una libreria non consenta di ordinare un libro del quale è noto il distributore?

Non mi risulta che sia una questione di software.

grazie delle informazioni, io vivo a Roma, immagino che il distributore sia presente.

Mi viene un'altra domanda: è sensato pensare che, se disponibile sullo store on-line, poniamo Mondadori, una libreria Mondadori dovrebbe ordinarlo facilmente?

E: gli store on-line sono riforniti direttamente dall'editore, come dici - in verità mi sembrerebbe complicato per l'editore gestire tanti canali - o tutti fanno capo al distributore?
Io sto immaginando una catena Editore-->Distributore-->Storeonline e Librerie. È così?
Forse Amazon ha invece propri depositi, visto che è l'unico a garantire, finora, continuità?

Stefano wrote: in questo caso Libro.Co, quando si tratta di un esordiente, in prima battuta non accetta più di 50 copie

Per carità! Ne prenderà un paio di copie, al massimo: con tutti gli editori che fanno capo a un distributore e con tutte le pubblicazioni di ogni singolo editore, se dovessero rifornirsi di cinquanta copie di ogni libro in uscita i distributori necessiterebbero di magazzini stratosferici.
Facciamo un po' di chiarezza su ciò che avviene in libreria, innanzitutto.
Il cliente entra e chiede di ordinare un libro di autore esordiente, e quindi sconosciuto, edito dal piccolo editore Pinco, che è distribuito dal piccolo distributore Pallino.
Al libraio si offrono tre opportunità:
A:  ordinare il libro direttamente all'editore.
In teoria l'editore Pinco dovrebbe rispondere al libraio di rivolgersi al distributore Pallino, con cui ha un contratto di distribuzione. Alcuni se ne fregano e si rendono comunque disponibili a rifornire direttamente il libraio. Gli svantaggi di questa opzione consistono nelle spese di spedizione, che il libraio dovrà farsi rimborsare dal cliente, e i tempi di spedizione, che sono imprevedibili: dipendono dall'umore dell'editore, dal personale che ha a disposizione per occuparsi delle spedizioni, della vicinanza di un ufficio postale... Tutti motivi per i quali il libraio difficilmente sceglierà questa opzione.
B: ordinare il libro al distributore.
Sulla carta sarebbe la strategia migliore, all'atto pratico dipende da parecchi fattori, il più importante dei quali è il tipo di rapporto che il libraio ha con il distributore Pallino. Se non si serve mai di lui si rientra nella casistica precedente, dove il distributore Pallino si comporterà esattamente come l'editore Pinco e gli svantaggi per il libraio saranno gli stessi. Se invece il libraio si rifornisce di norma presso quel distributore entrano in gioco altri fattori, il più importante dei quali è il volume di affari che intercorre tra distributore e libraio; se il distributore fa spedizioni settimanali, o comunque frequenti, non ci sono problemi: mette il libro nella prima spedizione in partenza e il libraio lo avrà nel giro di pochi giorni e senza spese da dover accollare al cliente finale.
Questo purché il libro sia disponibile al distributore.
In caso contrario si apre uno scenario dalle tempistiche difficilmente prevedibili: il distributore deve richiedere il libro all'editore. E qui le varianti sono non dico infinite, ma quasi. L'editore evade subito l'ordine, la migliore delle ipotesi, che comporterà comunque almeno una settimana di tempo in più per la consegna al cliente finale. Ma ci sono altre eventualità: l'editore attende di avere altri ordini da quel distributore per risparmiare sulle spese di spedizione, il distributore non gli ha pagato l'ultima ricevuta bancaria e l'editore lo ricatta (ti spedisco il libro solo quando paghi); il libro non è disponile in casa editrice e dev'essere ristampato, in questo caso i tempi si allungano di mesi.
C: ordinare il libro a Fastbook. 
Per ovviare a tutte le possibili problematiche di cui sopra, è la scelta di gran lunga preferita dal libraio, perché nel giro di un paio di giorni al massimo il libro arriva in libreria. Perché sia praticabile occorre che l'editore abbia un contratto di distribuzione con Fastbook (la gran parte lo ha), che prevede l'invio di un paio di copie di ogni volume (in media è così con i piccoli editori). Quando Fastbook le finisce le riordina all'editore (non pensate che se ha venduto le prime due, poi ne riordini cinque; ne ordinerà altre due); i tempi si allungano un po', ma il libro arriva comunque in libreria in tempi "umani". 
Gli store online italiani ordinano tutti da Fastbook: questo è il motivo per cui un libro può rimanere disponibile solo pochi giorni (soprattutto se è appena uscito e gli ordini sono più numerosi): quando non è più disponibile a Fastbook non lo è più nemmeno su IBS, Feltrinelli e gli altri; quando Fastbook riceve di nuovo il libro dall'editore, questo ritorna disponibile su tutti i siti. Se però ne ha ordinato soltanto due copie, il libro non rimarrà disponibile per molto. 

grazie Marcello, finalmente ho una spiegazione esauriente.

Ho scoperto l'esistenza di Fastbook, ero convinto che la funzione che descrivi la svolgesse il distributore.

L'informazione di cui fare tesoro, al prossimo libro, è di accertarmi che l'editore abbia un contratto con Fastbook.

Ancora grazie,

Stefano

Stefano wrote: Ho scoperto l'esistenza di Fastbook, ero convinto che la funzione che descrivi la svolgesse il distributore.